45.赞助项目结束和记录保存责任
老板:
- 位置: 赞助项目办公室主任
- 电子邮件: osp@wolaipei.com
最后更新: 2024年2月13日
A. 目的. 确定完成赞助项目收尾工作的职责和过程.
B. 范围. 此政策适用于所有赞助项目.
C. 关闭的定义. Closeout is the process by which all required invoicing and financial accounting and reporting; all technical reporting; and all non-financial/non-technical reporting required by the award is completed.
D. 政策. 学校的政策是在奖励文件的条款和条件规定的时间范围内准备和提交所有必需的结帐文件.
确保适当的奖励终止程序, 赞助项目办公室(OSP), 单位, 和首席研究员(PI)都被指定了具体的职责. 受资助研究项目的典型法规或合同要求包括最终技术报告, 发票, 财务报告, 专利报道, 还有财产报告. 这些报告通常需要在项目结束日期后30至120天内提交. 由于这些要求是合同性质的，拖欠报告可能影响大学今后获得资金的能力, 重要的是，结束活动必须及时完成.
E. 过程. 在合同终止前大约三个月开始, OSP将向各单位提供通知，提醒其及时完成所需的行动和责任. 不遵守大学要求的行为可能导致不允许的费用.
部门补助金管理人员和项目计划人员应共同以书面形式向OSP审核和核实以下内容:
- 所有应计费用已记入班纳帐;
- That no expenses incurred after the end date have posted to the award; and
- 所有的费用都适用于这个项目.
如果未能回应确认费用审查的请求，将导致OSP根据已提交到Banner会计系统的内容向赞助商提交最终发票, 扣除任何不允许的费用.
E-1. 修订情况. 如果有延长的时间预期(i.e. 对于多年项目)，该单位应立即通知OSP. 如果担保人要求延长时间, 必须遵循适当的事先批准程序. (见APM 45).14).
E-2. 费用变化. 已知项目费用的信息，尚未提交给Banner，但要求包含在最终发票中, 必须在奖励终止前通过电子邮件发送的“最终发票通知”中指定的到期日之前提交给OSP财务组. 该截止日期通常至少比最终发票或财务报告的截止日期早15-30天，以便有足够的处理时间.
E-3. 无需更改. 如果没有更正, 最终发票和财务报告(如有需要)将根据Banner提供的信息准备. DGA必须在合同终止前通过电子邮件发送的“最终发票通知”中规定的到期日之前向OSP财务部门核实横幅号码的准确性. 如果没有回应, 发票和报告将根据允许的费用提交给授权机构.
E-4. 有限修订的最终发票和报告. 如果在最终发票提交给赞助商后需要修改, OSP主任或保荐会计助理主任将根据具体情况评估是否重新提交最终发票或财务报告.
E-5. 记录的责任. 用于审核, 与奖项有关的文件必须保存三(3)年, 如奖励条款另有规定，则可延长.
OSP维护的审计文件至少包括以下项目:
- 原始提案和任何额外的补充提案.
- 奖励通知及任何修订.
- 发票及财务报告.
- 成本分担记录.
- 报酬确认(工作报告或其他机制)和劳动力分配记录.
- 财产/设备报告和专利报告.
- Subaward文档.
此外，PI/股必须保存下列审计资料:
- 技术报告(进展和最终).
- 成本转移，库存和所有支出的支持文件.
- 有关项目的其他信件.
F. 联系信息. 任何关于赞助项目结束程序的问题，请致电208-885-6651或 osp@wolaipei.com.
版本历史
更新2月. 13, 2024