3820 - Ombuds Office

A. INTRODUCTION.

A-1. The establishment of an ombuds office is predicated on the following premises: (1) disagreements are inevitable in human organizations; (2) unresolved conflict inhibits productive enterprise and disrupts interpersonal relationships; and (3) an impartial third party may afford insights and informal processes for conflict resolution.

A-2. 这个办公室有一名员工，这是一个免税职位, 还可能包括一个从终身教职员工中任命的兼职职位. Both ombuds report to the president.

A-3. The office provides a voluntary, 促进有争议的个人之间沟通的非正式机制, to help clarify issues involved, 并提出解决争议的途径. 解决冲突的其他途径可通过其他大学办公室和资源(如.g.，人力资源，学生主任办公室，住房 & 居住、生活、咨询和测试中心以及员工援助计划). 该办公室的作用是对现有正式程序的补充. 该厅发起的程序不能取代或成为其他机构程序的一部分. 个人保留使用通常可用的任何正式程序的权利(见FSH部分) 3.8). 校友会无权代表学校接受通知, 与办公室的联系不构成也不被视为通知大学. 

A-4. 该办公室的最终成功在很大程度上取决于对公正性的保证, independence, informal processes and procedures, confidentiality, accessibility, expertise in mediation, and integrity. ombud能够发挥作用的环境是管理员, faculty, 教职员和学生都认同并尊重申诉专员公署在促进大学社区个别成员的目标方面所扮演的角色的适当性和有效性.

A-5. 该大学禁止任何员工或学生劝阻或限制其他员工进入办公室, or intimidating, threatening, coercing, retaliating, 或者因为某个人通过办公室提出问题或参与争议解决而歧视任何个人. (see 3810). 员工将被允许在合理的时间内离开工作进入办公室. 该大学还禁止任何员工或学生进行恐吓, threatening, coercing, retaliating, or discriminating against the ombuds, 或者他们的员工履行办公室的职责.

B. DUTIES OF THE OMBUDS OFFICE.

B-1. ombuds听取UI任何员工或学生的担忧，并使用非正式手段促进解决纠纷. 监察员并不代表某一政党. Rather, 他们力求在调解前为问题或冲突局势的各方找到合理和公平的解决办法. UI社区的任何员工或学生都可以向办公室提出问题, 只要它与工作场所或大学生活的角色和经历有关.

B-2. The office conducts discussions, 以保密的方式进行查询和确认有关工作量的信息, 在处理与争端或争端解决无关的人的评论或询问时，态度谨慎. With respect to confidentiality, all contacts, conversations, 与办公室交换的信息在法律允许的最大范围内是保密的, 除非所有相关方以及相关的ombuds人员授权发布. There are limits to confidentiality, 比如当需要保护某人免受伤害时, or as otherwise required by law. 除非法律规定，否则不保留任何案件记录、文件或文件副本. Working notes, 哪些被认为是机密的和短暂的, 是每隔两周左右或在案件结束时与文件一起粉碎吗, whichever comes first, 除非法律要求保留这些文件. 为了保持对监察专员成功履行职责至关重要的保密性和公正性, 该专业的标准和惯例排除了ombud工作人员作为证人参加校内或校外的正式诉讼, 除非受到有管辖权的法院的传票或其他命令的约束.

B-3. 该办公室是公正的，其主要目的是帮助员工和学生找到解决影响或涉及他们的问题的办法. The office is well versed in the policies, procedures, 以及大学处理投诉或担忧的现有程序. The office will listen to the concern, make appropriate inquiries, involve appropriate other parties, make suggestions to the employee(s), 学生和其他相关方(包括但不限于可以使用的正式和非正式程序), and conduct mediation as needed. 办公室有权合理安排与争议有关的适当人员开会，以设法达成解决方案. 监察员可能会参加这些非正式会议，以帮助通过调解促进各方之间的沟通. 监察员可在正式会议上担任指定的中立观察员，并可就流程和程序提出建议.

B-4. 申诉专员办事处的职责不是根据具体情况或投诉的是非曲性作出判断, 而是要创造一种环境，使有关个人和其他直接有关的人更清楚地了解情况，并达成合理和相互满意的协议. 该办公室既不是任何一方的辩护律师，也不是某一情况的最终判断者, 相反，它促进了各方决定的解决方案. In specific instances, 监察员可能会提出意见和建议，当他们认为某个过程或程序运行不佳时，可能会对其进行评论.

B-5. 监察员可以向总法律顾问办公室寻求法律咨询和代理. 应监察专员向总法律顾问办公室提出的要求, 大学可以为学生提供咨询和代理的独立律师.

B-6. 政府鼓励监察专员对政策发表评论, procedures, 并着眼于积极的未来变化. 这些意见应与管理人员和对这些政策有管辖权的机构分享, procedures, and processes. 监测中心编写一份年度报告，其中包括所处理事项类型的汇总数据和反映年度活动性质的叙述. The report is submitted to the president, provost, faculty senate, 及教职员事务委员会于每年九月三十日或之前举行会议. 年度报告和其他教育计划是对政策和程序提供建议和评论的手段.

C. QUALIFICATIONS AND NATURE OF THE APPOINTMENT.

C-1. 监察员将是由总统任命的豁免职位. 第二名主任可以从UI的终身教职员工(非终身教职员工)中选择, or who has not achieved tenure, 在特殊情况下可考虑申请该职位). Both serve at the pleasure of the president, but considerable independence and autonomy, confidentiality, impartiality, 为了确保监察专员的工作效率符合国家对监察专员的标准，监察专员们提供了非正式的服务. 经总统评估和审查，任期可延长.

C-2. The qualifications for ombuds include:

a. 优秀的沟通和人际交往能力;

b. 具备解决问题的能力;

c. 具备处理机密信息和在敏感问题上谨慎行事的能力;

d. 具有调解和解决冲突的经验;

e. 尊重同事的专业精神和诚信;

f. 熟悉学校的政策和程序.

D. NOMINATION AND SELECTION PROCESS.

D-1. Ombuds selection.

a. 教务委员会主席和副主席向教务委员会提议任命两名教务委员会成员加入由九人组成的监察委员会. 工作人员事务委员会(工作人员事务)主席和副主席向工作人员事务提名两名工作人员事务委员任命. 亚利桑那州立大学校长和副校长分别选拔两名学生，一名研究生，一名本科生. The committee is composed of the provost, the director of Human Resources, 上述六名委员及即将离任的委员(无投票权), 并负责提名副秘书长人选.

b. 广告由委员会起草，由校长审核通过. The committee advertises the position, 接受及征求申请及提名, and interviews candidates. 委员会以保密的方式运作.

c. 委员会向教务委员会提供至少两名候选人的名单, Staff Affairs and ASUI, 将名单连同作品集和每位被提名人的理由陈述一起转发给总统. 总统审阅文件并会见被提名者. 总统从这个名单中挑选.

E. EVALUATION AND RENEWAL.

E-1. Ombuds review. 总统对监察专员进行年度审查. 评估将包括教务长的评估, the Faculty Senate, Staff Affairs, ASUI and a self-evaluation by the ombuds. 这些机密评价将在2月15日之前提交给总统，并与现任总统进行审查和讨论. 监测芽的继续将以这些评价为基础.

Version History

Amended July 2018. Editorial changes to A-3.

Amended January 2013. 澄清了Ombuds的报告线，并进行了更改，以与当前的Ombuds实践保持一致.

Amended January 2010. Revised B-6 and E-1. Editorial changes to D-1 a and c.

Amended January 2009. 这一节再次修订，以包括学生.

Amended July 2005. 本节进行了修订，以反映国家标准的做法和目前的术语.

Amended July 2001. Editorial changes to B-1.

Amended July 2000. Editorial changes to E-1.

Amended July 1999. 这一部分被重写，并重新命名，以包括整个大学社区.

Adopted July 1992.